Em uma rotina empresarial tão volátil a qual vive o empreendedor brasileiro, mostra-se ser um desafio constante manter o equilíbrio necessário entre as necessidades próprias do negócio e as obrigações regulamentares exigidas pela administração pública para manter a empresa funcionando de forma regular.

No campo das exigências das obrigações fiscais e tributárias, esse desafio mostra-se ainda maior em um sistema tributário tão complexo como o brasileiro.

Afinal, é comum que as empresas se preocupem exclusivamente com a rotina de expedição de documentos fiscais, emissão de guias, pagamento de tributos, balanços e escriturações fiscais.

Mas, mesmo que tal rotina seja atendida de forma regular e rigorosa, não é nada incomum as empresas receberem ações judiciais do Fisco municipal, estadual ou federal sobre passivos até então desconhecidos. Inclusive, a notícia acaba chegando em forma de penhora ao patrimônio da empresa, o que pode prejudicar irremediavelmente a operação do negócio e o cumprimento de obrigações com clientes e fornecedores.

Portanto, a realidade mostra que não basta a empresa emitir notas fiscais, calcular e pagar corretamente tributos e escriturar suas receitas no tempo certo. É necessário que se adotem boas práticas e rotinas para garantir que, perante o Fisco, sua situação esteja sempre em condição regular.

É neste contexto que surge o compliance fiscal.

O que é o compliance fiscal

O conceito de compliance pode ser definido como o conjunto de regras, políticas e práticas que uma empresa adota para garantir que todos ali dentro estejam cumprindo as leis, seguindo os regulamentos da empresa e agindo de forma ética.

Se uma empresa está “em compliance”, significa que ela conhece as regras do jogo e se organizou para garantir que ninguém ali dentro jogue fora das quatro linhas.

O compliance fiscal, então, nada mais é que este conjunto de boas práticas voltadas à rotina fiscal da empresa.

Mas o verdadeiro “pulo do gato” do compliance fiscal se encontra na concepção de uma cultura interna de criação de controles, verificações regulares e fluxos de rotina que permitam à empresa ter uma visão em 360º de como se encontra a situação perante o Fisco nas mais variadas esferas.

Abordamos, portanto, o que enxergamos como principais boas práticas para que a empresa evite ser surpreendida com cobranças tributárias, muitas vezes indevidas:

1ª boa prática: controle rígido de certidões de regularidade fiscal (CND ou CPD-EN)

Tirar a Certidão Negativa de Débitos ou Certidão Positiva com Efeitos de Negativa é como emitir o “nada consta” ou o “atestado de bons antecedentes” da empresa perante o Governo (Federal, Estadual e Municipal). É a prova impressa e cabal de que a empresa está com as contas em dia.

Sem CND/CPD-EN, a empresa fica impedida de tomar empréstimos em bancos, perde contratos com grandes clientes, é barrada em licitações públicas e pode ter incentivos fiscais suspensos imediatamente.

Como tem prazo de validade, muitas vezes curto, e determinadas localidades exigem protocolo de solicitação com antecedência para emissão, é fundamental a criação de uma rotina que permita à empresa ter sempre à sua disposição as certidões.

Importante: muitos empresários focam apenas na matriz, mas o Fisco enxerga o CNPJ pela “raiz” (os oito primeiros dígitos). Se uma única filial cometer um erro e ficar irregular, ela contamina a raiz inteira. Isso significa que o erro de uma filial pequena pode travar a CND da matriz e paralisar a operação do grupo todo naquele Estado ou município. Por isso, o controle de certidões exige, obrigatoriamente, a próxima boa prática.

2ª boa prática: mapeamento de todas as filiais existentes

Mapear as filiais existentes é criar um “censo interno” ou uma árvore genealógica completa do seu negócio. Significa ter um mapa visual de onde a empresa opera, quais filiais prestam serviços e quais circulam mercadorias.

Quem não sabe onde está, não sabe o que deve. Cada Estado e município tem regras, prazos e alíquotas diferentes. Mapear as filiais evita o “ponto cego”: aquela filial antiga ou geograficamente distante que continua gerando obrigações sem que a matriz perceba.

Logo, é importante que tal mapeamento contemple uma matriz de risco por localização e os procedimentos administrativos para comunicação com o Fisco local.

3ª boa prática: atualização cadastral permanente da matriz e filiais

Uma necessidade muitas vezes “invisível” aos olhos do empreendedor é garantir que o endereço, telefone e e-mail da empresa estejam 100% corretos nos sistemas da Receita Federal, das Secretarias de Fazenda Estaduais e das Prefeituras.

O Fisco não avisa que vai fiscalizar mandando uma carta bonita pelo correio tradicional. Se o cadastro estiver desatualizado, a empresa pode ser notificada por edital (uma publicação pública que ninguém lê) ou ter uma inscrição estadual baixada ou suspensa sem nem saber o motivo, o que impede a emissão de notas fiscais imediatamente.

Portanto, mostra-se uma boa prática a criação de um processo interno onde qualquer alteração no contrato social (mudança de endereço, saída de sócio) dispare um checklist obrigatório de atualização nos órgãos públicos.

4ª boa prática: rotina de monitoramento dos domicílios tributários eletrônicos (DTEs)

O DTE é a “caixa de mensagens oficial” que o governo criou para a sua empresa. O grande detalhe é: para o governo, se a mensagem foi entregue ali, você está legalmente notificado, tendo você aberto o sistema ou não.

Um exemplo famoso é o e-CAC, da Receita Federal.

A perda de prazos no DTE destrói o caixa da empresa. Um aviso de cobrança que poderia ser resolvido de forma simples ou parcelado com desconto vira uma execução judicial com penhora de contas apenas porque ninguém abriu a “caixa de correio virtual” a tempo.

É indispensável para a saúde financeira e reputacional que se crie uma escala de checagem regular dos DTEs.

5ª boa prática: controles rígidos de contingenciamento e provisão

É o famoso “colchão de segurança” ou a “reserva para dias de chuva”. Significa olhar para os riscos fiscais da empresa (como um processo em andamento ou uma interpretação de lei duvidosa) e separar um dinheiro no balanço para o caso de perda.

Isso protege o valor da empresa (valuation). Sem provisão, uma derrota na Justiça fiscal se transforma em um rombo imediato no caixa, impedindo investimentos e assustando investidores ou compradores.

Logo, é importante que a empresa mapeie suas contingências passivas e garanta a correta classificação de risco na contabilidade (remota, possível ou provável).

6ª boa prática: matriz de regras fiscais

É o “manual de instruções de faturamento” do negócio. Uma tabela inteligente que diz exatamente como cada produto deve ser tributado (alíquota, CST, CFOP) e quais frases obrigatórias de lei devem sair escritas no rodapé da nota fiscal.

Os fiscais hoje usam supercomputadores que cruzam dados em segundos. Se a sua nota fiscal for emitida com um código errado, ela cai na malha fina automatizada instantaneamente. Além disso, ter esse mapa evita pagar imposto a mais por erro de digitação do faturista e impede que clientes rejeitem suas notas.

Nessa matriz também devem estar mapeados os regimes especiais e benefícios fiscais. Se a empresa possui um benefício estadual ou setorial, a planilha deve indicar exatamente a lei que concede o benefício, pois um erro na emissão da nota pode fazer a empresa perder o direito ao incentivo.